Projektmanagement: Jour fixe mal anders

Mein Motto bei Projekten ist ja immer: Kommunizieren, was das Zeug hält! Es ist kein Geheimnis mehr, dass ein Projektleiter oder -manager in erster Linie ein hervorragender Kommunikator sein sollte. Projekte bieten dazu viele Gelegenheiten. Eine davon ist der regelmäßige Jour fixe. Ein Termin, der allerdings von vielen Teams gehasst und gefürchtet wird: Scheinbar endlose Diskussionen am späten Nachmittag haben schon die zähesten Mitarbeiter um den Verstand gebracht. Aber so muss es ja nicht weiter gehen! Als kommunikativ versierter und kreativer Projektleiter gestalten Sie Ihren Jour fixe ab jetzt anders.

Ergebnisreicher Jour fixe

Ein Jour fixe, bei dem Konkretes herauskommt und Teams wieder gut gelaunt in die Praxis entlässt,

• findet idealerweise zur Wochenmitte statt, am besten am Vormittag
• kann auch mal im Stehen und/oder im Freien stattfinden – nicht unbedingt im Konferenzraum
• stellt das Team in den Mittelpunkt und nicht den Projektmanager
• dauert maximal 30 Minuten. Nur in Ausnahmefällen darf es mal länger dauern
• beginnt mit einer maximal 3-minütigen Anmoderation und kurzen Einführung in die Tagesordnungspunkte (TOP)
• hat einen Moderator, der die Uhr im Blick behält und ausufernde/themenfremde Diskussionen unterbindet
• hat feste Sprech-Zeiten für jedes Teammitglied (z.B. 2 Minuten)
• bietet am Ende dem Team die Gelegenheit, mit dem Projektleiter und/oder seinem Stellvertreter noch etwa 20 min zu sprechen

Projektleiter sollten für den Jour fixe also etwas mehr Zeit einplanen und sie nicht einfach so auf sich zukommen lassen, sondern sich vorab ein paar Gedanken dazu machen, welches Ergebnis wünschenswert wäre. Das Team wird mindestens 24 Stunden vorher per Mail ans Treffen erinnert. Das Jour-fixe-Protokoll schreibt reihum einmal jeder im Team, damit es nicht immer den gleichen Kollegen trifft – und zwar schreibt dieser gleich währenddessen mit, um Aufschieberitis zu vermeiden. Innerhalb von einem Tag muss das Protokoll an alle gemailt sein (Lesebestätigung anfordern). Erleichtern Sie als Projektleiter dem Protokollschreiber die Arbeit, indem alle TOP per Beamer an die Wand projiziert werden bzw. schon vorher gemailt. Gibt es keinen Beamer, fasst der Moderator jeden Punkt nach der Diskussionsrunde zusammen und schlägt vor, was davon ins Protokoll kommt. Die Runde segnet das ab oder fügt etwas hinzu – fertig!

Foto: Clipdealer